Du kan synkronisere data, f.eks. opgaver, kontaktpersoner og opgaver mellem Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Outlook. Dette gør det muligt for brugere, der sjældent har forbindelse til Microsoft Dynamics NAV, f.eks sælgere, der ofte arbejder væk fra kontoret, at holde deres data synkroniseret. For eksempel kan en salgschef angive et møde for en sælger som en opgave i Microsoft Dynamics NAV. Sælgeren kan derefter få vist eller ændre mødet i Outlook. En sælger kan også tilføje en ny kontaktperson i Outlook. Kontaktperson føjes derefter til virksomhedens Microsoft Dynamics NAV-database.

Du definerer tilknytningen mellem Microsoft Dynamics NAV-enhederne og Outlook-emner i Microsoft Dynamics NAV. Derefter kan du angive de enheder, brugerne synkroniserer.

Microsoft Outlook-tilføjelsesprogrammet til Microsoft Dynamics NAV skal bruges til at opsætte og bruge synkronisering. Outlook skal være oprettet og konfigureret til brugere, før du installerer tilføjelsesprogrammet. Ellers vises tilføjelsesprogrammet muligvis ikke korrekt. Du skal også angive en webtjeneste.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:

  • Opsætning af Microsoft Dynamics NAV-synkronisering i et miljø med flere brugere.
  • Konfiguration af Microsoft Dynamics NAV til Outlook-synkronisering.
  • Tilknytning af Microsoft Dynamics NAV-enheder til Outlook-elementer, som giver dig mulighed for at:
    • Tildele synkroniseringsenheder til synkroniseringsbrugere.
    • Anvende ændringslogindstillinger.
  • Angive betingelser for enheder.
  • Opsætte en webtjenesteforbindelse mellem Outlook og Microsoft Dynamics NAV.
  • Konfigurere synkronisering i Outlook, så du kan:
    • Anvend synkroniseringsindstillinger.
    • Oprette forbindelse ved hjælp af webtjenester.
    • Konfigurer synkroniseringsmapper.
    • Angive et filter for at udelukke Outlook-kontaktpersoner fra synkronisering med Microsoft Dynamics NAV.
    Bemærk
    Når du har indstillet og konfigureret Outlook-synkronisering kan du teste din installation ved at udføre de trin, der er beskrevet.

Forudsætninger

For at gennemføre denne gennemgang skal du:

  • Microsoft Outlook 2013 eller Microsoft Outlook 2010 er installeret og konfigureret for dig som bruger på en klientcomputer. Outlook-integration kræver 32-bit-versionen af Outlook.
  • Integration med Microsoft Office Outlook, som er installeret på Microsoft Dynamics NAV Server.
  • Tilføjelsesprogrammet til Microsoft Office Outlook, som installeres med Microsoft Dynamics NAV Windows-klient.

Du kan finde flere oplysninger i How to: Choose Components to Install og Microsoft Dynamics NAV 7 Requirements.

Indstilling af synkronisering for en enkelt bruger på en enkelt computer

Denne gennemgang beskriver, hvordan du konfigurerer og bruger Outlook-tilføjelsesprogrammet til en enkelt bruger på en enkelt computer. Du kan også konfigurere og bruge Outlook-tilføjelsesprogrammet til flere brugere på en enkelt computer ved hjælp af værktøjer som Terminal Services. Følg disse trin, før du bruger Outlook-tilføjelsesprogrammet i dette miljø.

  1. Kontroller, at Outlook er korrekt installeret og konfigureret for alle brugere, der har brug for tilføjelsesprogrammet.
  2. Installer Outlook-tilføjelsesprogrammet fra Microsoft Dynamics NAV-produktmedierne, og sørg for, at installationen er for alle brugere.

De bedste resultater opnås ved at installere Microsoft Dynamics NAV 2015 og Outlook-tilføjelsesprogrammet på en computer, som ikke tidligere har haft Microsoft Dynamics NAV installeret og derefter afinstalleret.

Konfigurering af Microsoft Dynamics NAV til Outlook-synkronisering

I denne gennemgang skal du før indstilling af synkronisering kontrollere, at de korrekte tilladelser er konfigureret.

Bemærk
I et produktionsmiljø kan du angive et rettighedssæt, der gør det muligt at tilføje en sælger og ændre data i tabellerne Outlook-synkroniseringsenheder og Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering.

Sådan defineres synkroniseringsbrugere

  1. Start Microsoft Dynamics NAV Windows-klient.

  2. I feltet Søg skal du indtaste Brugere og derefter vælge det relaterede link.

  3. Opret en ny bruger, hvis du ikke allerede er vist i vinduet Brugere.

  4. På brugerkortet i oversigtspanelet Brugertilladelsessæt skal du angive SUPER-tilladelsessættet. Vælg knappen OK.

Tilføj derefter dig selv som sælger i Microsoft Dynamics NAV, så du kan tildele synkroniseringsenheder til dig selv og derefter teste din installation.

Sådan tilføjer du dig selv som sælger

  1. I feltet Søg skal du angive Sælgere og derefter vælge det relaterede link.

  2. På fanen Startside skal du vælge Ny og derefter udfylde følgende felter på Sælger-/indkøberkort-kortet.

    Den følgende tabel beskriver felterne.

    Felt Beskrivelse

    Kode

    Dine initialer.

    Navn

    Dit navn, som det er defineret i din Outlook-profil.

    Mail

    Din mailadresse, som den er defineret i din Outlook-profil.

Tilknytning af Microsoft Dynamics NAV-enheder til Outlook-emner

Du starter synkroniseringsopsætningen ved at identificere de Microsoft Dynamics NAV-objekter, der skal synkroniseres. Når du åbner vinduet Liste over Outlook-synkroniseringsenheder første gang, får du muligvis vist en meddelelse, der spørger om tilladelse til at oprette forbindelse til en .dll-fil, der er installeret med Outlook-tilføjelsesprogrammet. Du skal vælge den indstilling, der gør det muligt at oprette forbindelse: Tillad for denne session.

Til denne gennemgang kan du bruge de synkroniseringsenheder, der følger med Microsoft Dynamics NAV som standard. Du kan dog også tilpasse og tilføje enheder. Du kan finde flere oplysninger i Sådan konfigureres synkronisering af enheder i Outlook og Definer synkronisering med Outlook-elementer.

Sådan konfigureres synkroniseringsenheder

  1. I feltet Søg skal du indtaste Outlook-synkroniseringsenheder og derefter vælge det relaterede link.

  2. I dialogboksen, hvor der bedes om tilladelser, skal du vælge Tillad for denne session og derefter vælge knappen OK. Vinduet Liste over Outlook-synkroniseringsenheder åbnes.

    Følgende tabel viser en liste over Microsoft Dynamics NAV-standardenhederne og de Outlook-elementtyper, de er tilknyttet.

    Microsoft Dynamics NAV-enhedskode Beskrivelse Outlook-emner

    APP

    Opgavetype: Møde

    Møder

    CONT_COMP

    Kontakter: Virksomhed

    Kontakter

    CONT_PERS

    Kontakter: Person

    Kontakter

    CONT_SP

    Kontakter: Sælger

    Kontakter

    OPGAVE

    Opgavetype: Blank eller Telefon

    Opgaver

Når du har oprettet enheder til synkronisering med Outlook-emner, kan du tildele en bruger til den enhed, som brugeren vil synkronisere. I følgende fremgangsmåde tildeler du sig selv som den bruger, der er knyttet til standardenhederne.

Når du konfigurerer synkronisering, kan du først tildele en bruger til en eller to enheder og derefter fortsætte med konfigurationen for at teste, om forbindelsen fungerer.

Sådan tildeles brugere synkroniseringsenheder

  1. I feltet Søg skal du indtaste Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering og derefter vælge det relaterede link. Vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering åbnes.

  2. Vælg Ny. I vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering skal du vælge feltet Bruger-id og derefter vælge dit bruger-id.

  3. Vælg feltet Synkroniseringsenhedskode, og tilføj derefter synkroniseringsenheder i følgende rækkefølge med dit bruger-id:

    1. Tilføj CONT_SP. Angiv feltet Antal elementer til 0.
    2. Tilføj CONT_PERS. Angiv feltet Antal elementer til 0.
    3. Tilføj Cont_COMP. Angiv feltet Antal elementer til 0.
    4. Tilføj APP.
      1. Vælg feltet Antal elementer for at åbne vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering.
      2. På fanen Startside skal du vælge Ny, vælge linjen under Outlook-samling, vælge Modtagere og derefter vælge knappen OK.
      3. Vælg knappen Luk for at lukke vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering.
      4. Vælg feltet Betingelse, og angiv derefter oplysningerne i vinduet Filter.
        Følgende tabel beskriver de oplysninger, du skal angive.

        Kolonne Værdi

        Feltnavn

        Sælgerkode

        Type

        CONST

        Værdi

        <sælgerkode>

      5. Vælg knappen OK.
    5. Tilføj Opgave.
      1. Vælg feltet Antal elementer for at åbne vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering.
      2. Vælg Ny, vælg linjen under Outlook-samling, vælg Links, og vælg derefter knappen OK. Vælg knappen OK igen for at lukke vinduet.
      3. Vælg feltet Betingelse, og angiv derefter oplysningerne i vinduet Filter.
        Følgende tabel beskriver de oplysninger, du skal angive.

        Kolonne Værdi

        Feltnavn

        Sælgerkode

        Type

        CONST

        Værdi

        <sælgerkode>

  4. Vælg knappen OK. Vælg knappen OK igen for at lukke vinduet.

Du skal aktivere ændringsloggen for at muliggøre registrering af de ændringer, du har foretaget af synkroniseringsenhederne.

Sådan anvendes ændringslogindstillinger

  1. I vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering skal du på fanen Naviger i gruppen Installation vælge Registrer i Opsætning af ændringslog. Vinduet Opsætning af ændringslog for Outlook-synkronisering åbnes.

  2. Ryd filterværdien for Kode. Her kan du aktivere ændringsloggen for alle enheder på samme tid.

  3. Vælg knappen OK. Luk og åbn virksomhed igen for at aktivere ændringslogindstillingerne.

    Bemærk
    Kør kørslen Opsætning af ændringslog for Outlook-synkronisering hver gang, du tilføjer eller ændrer en synkroniseringsenhed, for at sikre, at ændringer indsamles for de obligatoriske felter.

Angivelse af betingelser for enheder

Du kan angive betingelser for TASK- og APP-enhederne for at begrænse de opgaver og møder, der er inkluderet i din Outlook-kalender. For eksempel kan du angive en betingelse for at hente disse møder og opgaver, der involverer dig som sælgeren, og som du ejer. Møder og opgaver skal have en mødearrangør eller opgaveejer, så du skal oprette en betingelse. Hvis du ikke gør det, kan du ikke synkronisere møder med Microsoft Dynamics NAV.

Sådan konfigureres betingelser

  1. I feltet Søg skal du indtaste Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering og derefter vælge det relaterede link.

  2. Marker linjen med APP-objektet, og vælg derefter feltet Betingelse .

  3. I vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre skal du i feltet Feltnavn vælge Sælgerkode. Angiv koden for sælgeren i feltet Værdi.

  4. Gentag disse trin for enheden OPGAVE.

Det er ikke nødvendigt at angive betingelser for andre enheder, men vi anbefaler at gøre det for at forhindre overførsel af massedata til en lokal postkasse eller en offentlig mappe.

Konfiguration af webtjenesteforbindelser

Du skal angive en webtjenesteforbindelse mellem Microsoft Dynamics NAV og Outlook.

Før du starter den næste procedure, skal du sørge for, at du tidligere har åbnet vinduet Liste over Outlook-synkroniseringsenheder. Når du gør dette, sker der en forberedelse i baggrunden, som er nødvendig, for at webtjenesten kan vises i de efterfølgende trin.

Sådan konfigurere en webtjenesteforbindelse

  1. Kontroller, at webtjenester kører, på den computer, der kører Microsoft Dynamics NAV Server. Webtjenesten skal køre engelske for lokal 1033.

  2. I feltet Søg skal du indtaste Webtjeneste og derefter vælge det relaterede link.

  3. Gå til fanen Startside, hvor du i gruppen Administrer skal vælge Rediger Liste.

  4. Vælg tjenesten DynamicsNAVsynchOutlook, og marker derefter afkrydsningsfeltet Publiceret.

Konfiguration af synkronisering i Outlook

Du kan nu starte Outlook. Som standard findes Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringsenhederne under fanen Tilføjelsesprogrammer.

I følgende tabel beskrives elementerne på synkroniseringsværktøjslinjen.

Kommando på båndet Beskrivelse

Synkroniser

Start synkroniseringen manuelt. Når du vælger denne kommando, gælder synkronisering for varer, der er oprettet eller ændret siden den sidste synkronisering.

Fuld synkronisering

Synkroniser alle varer.

Indstillinger

Konfigurer synkronisering, herunder automatisk synkronisering, konfliktløsning og forbindelse, og angiv mapper og filtre for synkronisering af enheder.

Fejlfinding

Løs synkroniseringsproblemer. Hvis fejlfindingsikonet er rødt, har du en eksisterende fejl, der skal løses.

Forbindelsestilstand

Angiv statussen på forbindelsestilstanden mellem Outlook og Microsoft Dynamics NAV. Vælg kommandoen for at få en meddelelse, der beskriver statussen.

Anvend synkroniseringsindstillinger

Du begynder med oprettelse af indstillingerne for synkronisering i dialogboksen Indstillinger. Du kan indstille synkroniseringen til at køre automatisk og angive, hvor ofte den skal køres. Du kan også angive, hvordan konflikter mellem Microsoft Dynamics NAV og Outlook skal løses, når der er foretaget ændringer i de enkelte programmer samtidigt.

Da du vil teste synkroniseringsopsætningen manuelt for at sikre, at den fungerer korrekt, skal du i denne gennemgang ikke vælge indstillingen for automatisk synkronisering. Du skal heller ikke vælge indstillingen for automatisk opløsning.

Sådan angives regler for synkronisering

  1. I Outlook skal du på fanen Tilføjelsesprogrammer vælge Indstillinger. Dialogboksen Indstillinger åbnes.

  2. På fanen Generelt skal du vælge Vis synkroniseringsstatus og Vis synkroniseringsoversigt.

  3. Vælg Løs konflikter manuelt. Vælg knappen Anvend.

Oprettelse af en forbindelse mellem Microsoft Dynamics NAV og Outlook

Vælg en forbindelsestype på fanen Forbindelse. Du skal have en fungerende forbindelse, før du kan oprette synkroniseringsindstillingerne.

Du kan enten være en Microsoft Dynamics NAV-bruger eller en Windows-bruger. En NAV bruger kræver, at du skal angive et brugernavn og en adgangskode.

Du skal følge disse trin for at oprette en webtjenesteforbindelse på NAV-serviceniveauet.

Vigtigt
Når du opretter forbindelse til en Microsoft Dynamics NAV Server i Azure, skal du angive indstillinger for Internet Explorer.

  1. Åbn Internet Explorer.
  2. I menuen Værktøjer skal du vælge Internetindstillinger.
  3. Vælg fanen Forbindelser, og vælg knappen LAN-indstillinger.
  4. Ryd markeringsfeltet Automatisk registrering af indstillinger.

Sådan etableres en synkroniseringsforbindelse for webtjenester

  1. Vælg fanen Forbindelse i dialogboksen Indstillinger.

    Angive en sti til webtjenesten i tekstfeltet Sti til webtjeneste:

    Lokalt (standard): http://localhost:7047/DynamicsNAV71/WS/Codeunit/DynamicsNAVsynchOutlook

    -eller-

    Azure: https://<cloud NST URL>:7047/DynamicsNAV71/WS/Codeunit/DynamicsNAVsynchOutlook

  2. Vælg en godkendelseskontotype:

    Lokaler: Basic eller Windows

    -eller-

    Azure: grundlæggende

  3. Angiv NavUserPassword-legitimationsoplysningerne for den bruger, hvis møder, opgaver og kontaktpersoner, du synkroniserer fra Microsoft Dynamics NAV til Outlook.

  4. I feltet Virksomhedsnavn skal du vælge CRONUS Danmark A/S

  5. Vælg knappen Anvend.

  6. Vælg knappen Afprøv forbindelse.

    Hvis forbindelsen lykkes, modtager du en bekræftelse. Vælg knappen OK. Det røde X fjernes fra knappen Forbindelsestilstand under fanen Tilføjelsesprogrammer. Hvis forbindelsen ikke lykkes, får du vist en fejlmeddelelse. Stop og start webtjenesten igen for at løse fejlen.

Definering af synkroniseringsmapper

Alle Microsoft Dynamics NAV-enheder skal tilknyttes til mapper, du opretter til synkronisering i Outlook. Mapperne skal tilknyttes enhedstypen. For kontakter skal mappen oprettes i Outlook-kontakter. For opgaver skal mappen oprettes i Outlook-opgaver. Hvis du opretter en ny enhed, skal du angive det Outlook-element, enheden er knyttet til. Du kan kontrollere, hvilket Outlook-element du har angivet, ved at vælge en enhed i vinduet Outlook-synkroniseringsenheder i Microsoft Dynamics NAV.

Sådan konfigureres mapper til synkroniseringsenheder

  1. Opret en ny mappe i Outlook til alle de enheder, du har oprettet til synkronisering. For eksempel kan du oprette en mappe med navnet Firmakontakter og derefter angive en mappe til kontaktpersonemner. Følgende tabel viser standardobjekterne og den type mappe, der skal oprettes.

    Microsoft Dynamics NAV-enheder Outlook-mappeobjekttyper

    Microsoft Dynamics NAV Kontakter af typen Virksomhed

    Kontakter

    Microsoft Dynamics NAV Kontakter af typen Person

    Kontakter

    Microsoft Dynamics NAV Sælgere

    Kontakter

    Microsoft Dynamics NAV Møder

    Kalender

    Microsoft Dynamics NAV Opgaver

    Opgaver

  2. Vælg mappen Mapper i dialogboksen Indstillinger i Outlook.

    De enheder, du har angivet for synkroniseringen, vises i området Synkroniseringsmapper. Hvis du tilføjer en ny enhed i Microsoft Dynamics NAV, vises den derefter på denne liste.

  3. Vælg knappen Gennemse, og tilknyt hver enhed til den mappe, du har oprettet til den. Vælg Anvend.

Angive, hvilke værktøjslinjekommandoer der skal vises

  1. Vælg fanen Tilpas i dialogboksen Indstillinger.

  2. Vælg indstillingerne Fuld synkronisering og Synkroniser. Vælg Anvend, og vælg derefter knappen OK.

Ud over de indstillinger, du har valgt, er kommandoen Indstillinger altid tilgængelig på båndet.

Indstille filtre

Du kan angive filtre til at definere de elementer, der ikke skal synkroniseres. Hvis du f.eks. har personlige kontaktpersoner, som du ikke ønsker bliver synkroniseret med dine Microsoft Dynamics NAV-kontakter, kan du filtrere dem. I denne procedure filtrerer du for at udelukke personlige kontaktpersoner fra synkronisering ved at udelukke de kontaktpersoner, der indeholder private telefonnumre.

Sådan indstilles et filter

  1. I dialogboksen Indstillinger skal du gå til fanen Filtre og i linjen Microsoft Dynamics NAV - kontaktpersoner af typen Person vælge knappen Rediger.

  2. I feltet Feltnavn skal du vælge HomeTelephoneNumber.

  3. I feltet Betingelse skal du vælge er ikke tom og derefter vælge Føj til liste.

  4. Vælg Anvend, og vælg derefter knappen OK.

  5. Vælg knappen Synkroniser på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV-synkronisering.

    Meddelelsen Status for synkronisering vises. Når synkroniseringen er fuldført, kan du se detaljerne for synkroniseringen.

Efterfølgende trin

Du har fuldført den nødvendige opsætning for synkronisering af oplysninger mellem Microsoft Dynamics NAV og Outlook. Hvis du vil teste din installation, kan du se Gennemgang: Oplysninger om synkronisering mellem Outlook og Microsoft Dynamics NAV.

Se også